Служебная командировка и служебная поездка. Положения по трудовому кодексу РФ. Служебная поездка ≠ командировка

Комментарий к статье 166

1. Служебной командировкой признается направление работника для выполнения производственного задания не только в организацию, находящуюся в другой местности, но также в организацию, находящуюся в той же местности.

2. Не является служебной командировкой направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.

3. Под местом постоянной работы понимается организация (структурное подразделение), в которой работник выполняет трудовую функцию, определенную трудовым договором, постоянно.

4. Перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение организации, расположенное в той же местности, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора, не является служебной командировкой. Отличие командировки от временного перевода на другую работу состоит в том, что временный перевод имеет место у того же работодателя (см. ст. 72.2 ТК). Служебная командировка обычно предполагает выполнение служебного поручения у другого работодателя, за исключением ситуаций, когда работник направляется в филиал, представительство, иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности.

5. Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением). В приказе о направлении работника в командировку указываются структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, которое является документом, удостоверяющим время пребывания работника в командировке (время прибытия в пункт(-ы) назначения и время выбытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью. После возвращения работника из командировки в организацию он составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Основанием для направления работника в командировку является служебное задание (поручение), составленное руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Служебное задание определяет место назначения, куда направляется работник, срок командировки, ее цель. Оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. На основе служебного задания кадровая служба организации издает приказ о направлении работника в командировку.

Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе. Заключение о выполнении задания согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Отчет о выполнении служебного задания, командировочное удостоверение, авансовый отчет работник представляет в бухгалтерию.

Руководители организаций вправе в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов.

Расчет выданной суммы, подписанный руководителем и командируемым работником, хранится в бухгалтерии организации. По прибытии работника из командировки надлежаще оформленное командировочное удостоверение сдается им в бухгалтерию; отчет об израсходованных суммах не представляется.

В случаях, когда в установленном порядке изменяются сроки командировки, производится соответствующий перерасчет.

6. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (пристани, аэропорта). Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции о служебных командировках).

7. Командированные в организацию работники проходят в установленном порядке вводный инструктаж. До начала самостоятельной работы с ними проводится первичный инструктаж на рабочем месте (п. п. 2.1.2, 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организации, утв. Постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России N 1 и Минобразования России N 29 // БНА РФ. 2003. N 17).

Работники, находящиеся в командировке, подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую они командированы. Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.

Если командировка предполагает работу в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии со ст. 153 ТК.

При направлении работника (по распоряжению работодателя) в командировку в выходной день ему по возвращении из командировки - по его желанию - предоставляется другой день отдыха.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем.

8. Несчастные случаи, произошедшие с работниками в период командировки, в т. ч. при следовании к месту служебной командировки и обратно, подлежат расследованию и учету (см. коммент. к ст. 227).

9. Если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, работа машинистов, проводников), то такие служебные поездки не являются командировками. О возмещении расходов, связанных с такими служебными поездками работников, см. коммент. к ст. 168.1.

10. К компетенции Правительства РФ отнесено определение порядка установления особенностей направления работников в служебные командировки.

Необходимо учитывать командировки и служебные поездки работников. Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В свою очередь, местом постоянной работы считается организация или структурное подразделение, в которой работник выполняет функциональные обязанности, закрепленные за ним трудовым договором на постоянной основе.

ведение кадрового учета

От командировок следует отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути, имеет разъездной характер, выполняется в полевых условиях или связана с экспедиционной деятельностью. Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.

При отправлении сотрудника в служебную командировку работодателю необходимо учесть ряд законодательных требований, поскольку их нарушение может повлечь за собой солидные штрафы и/или административное приостановление деятельности. Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии – сохранение места работы, среднего заработка, возмещение расходов. Существуют категории сотрудников, которых по ТК РФ вообще нельзя отправлять в командировки (напр., беременные женщины или несовершеннолетние до 18 лет), а также категории, которые разрешается отправлять только с письменного согласия (например, женщины, имеющие детей до 3 лет).

После принятия руководителем решения о направлении сотрудника в командировку готовится соответствующий пакет документов.

1. Оформляется служебное задание с подробным изложением цели командировки, подписанное руководителем. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить в нем графу «Краткий отчет о выполнении задания». Здесь можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о выполнении и ставит свою подпись и дату.
2. На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку. С этим документом работника необходимо ознакомить под расписку.
3. Выписывается командировочное удостоверение, в котором указывается время прибытия к месту назначения и время отъезда оттуда. Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке и размеры денежной компенсации. Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Работодатель имеет право не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью сбора информации, поиска клиентов, создания сети точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа.
4. В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет с перечислением командировочных расходов (включая суточные) и указывает реквизиты оправдательных документов. Например, сюда могут относиться: оплата проезда к месту командировки и проживания в гостинице, дополнительные представительские расходы сотрудника и т.п.

Основной признак для квалификации служебной поездки – фактический характер постоянной работы сотрудника. Примеры профессий, которые предполагают работу в пути: машинист электропоезда, проводник, стюардесса и т. п. В полевых условиях работают строители или геологи. С постоянными разъездами связана работа водителей, страховых агентов, курьеров.

Если же постоянная работа не связана с разъездами, поездка будет рассматриваться как командировка. Примером может служить поездка главного бухгалтера в новый филиал для постановки учета.

проверка кадрового учета

Существует множество должностей и профессий, которые предполагают как работу в офисе, так и служебные поездки. Например, работа менеджера по продажам, маркетолога, специалиста по наладке оборудования, отладчика компьютерных программ. С одной стороны, поездки таких сотрудников можно отнести и к командировкам – ведь они ездят в них периодически, проводя основное рабочее время в офисе. С другой стороны, служебные поездки входят в их повседневные должностные обязанности. Поэтому такие поездки можно считать связанными с разъездным характером работы.

Ошибки в учете командировок и служебных поездок часто выявляются при . Чтобы не допускать подобных погрешностей в ведении документации, компании лучше составить отдельный список сотрудников с разъездным характером работы, – и утвердить его приказом руководителя организации, локальным нормативным актом или коллективным договором.

Служебная командировка или поездка по служебным делам? В чем разница и какие налоговые последствия грозят компании из-за неправильной квалификации поездки? Ответ - в комментарии к постановлению АС Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 .

Лишние расходы

Налоговый орган провел проверку компании и установил, что сотрудники организации регулярно направлялись в служебные командировки за границу для оказания консультационных услуг. При этом продолжительность командировок в ряде случаев превышала полгода.

Инспекция проанализировала документы организации и решила, что такое длительное пребывание за границей не может являться командировкой, а должно признаваться служебной поездкой. Основание - сотрудники выполняли в месте командировки не служебное поручение, а осуществляли там свою трудовую функцию.

Налоговый орган рассуждал так: в случае если большую часть рабочего времени и трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться именно там и такие работники не могут считаться находящимися в командировке.

Итогом стали миллионные доначисления по налогу на прибыль, так как инспекторы исключили из состава командировочных расходов суточные. Компания не согласилась с таким подходом и обратилась в суд.

Законодательный багаж

Прежде чем перейти к рассмотрению судебного решения, обратимся к положениям действующего законодательства, регламентирующим такие понятия, как командировка и служебная поездка.

Виды поездок

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебная поездка, в свою очередь, характерна для работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. При этом такие поездки не являются командировками (ст. 168.1 ТК РФ).

Как известно, при направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему (ст. 168 ТК РФ):

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Те сотрудники, работа которых носит разъездной характер, вправе рассчитывать на возмещение стоимости проезда, найма жилого помещения и полевое довольствие (последнее - для определенных профессий). Основание - ст. 168.1 ТК РФ. То есть основное отличие служебной поездки от командировки в том, что разъезды входят в трудовую функцию работника, а командировка предполагает поездку с отдельным поручением.

Еще один немаловажный трудовой аспект. У тех сотрудников, режим работы которых имеет разъездной характер, должно быть соответствующее указание на это в трудовом договоре. Пример подобных должностей: курьеры, наладчики оборудования, работники связи и т. п.

Таким образом, при служебной поездке, когда работник выполняет свою непосредственную трудовую функцию в месте назначения, а не отправлен в командировку с поручением, суточные не предусмотрены. Ему положена компенсация расходов, размер которой должен быть установлен локальными актами организации.

Налоговые последствия

Налоговый кодекс разрешает учитывать в расходах по налогу на прибыль затраты на командировки, которые включают в себя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

на наем жилого помещения;

суточные или полевое довольствие;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных до­кумен­тов;

консульские, аэродромные сборы, и иные подобные сборы.

Как видим, суточные уменьшают налоговую базу по прибыли лишь в составе командировочных расходов. Косвенно этот вывод подтверждает письмо Минфина России от 22.01.2015 № 03-04-06/1626. Правда, в нем речь идет об обложении суточных НДФЛ, но при этом очень четко разнесены порядок налогообложения компенсаций за разъездной характер работы и суточных, которые выплачиваются при командировках.

Что касается компенсации за разъездной характер работы, то суммы такого возмещения также можно учесть при расчете налога на прибыль, но уже по другой норме - по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (письмо Минфина России от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131).

Судебная оценка

Вернемся к рассматриваемому спору. Суды проанализировали обстоятельства дела и установили, что направление в командировку работников было связано с исполнением организацией договоров, заключенных с иностранной компанией, по которым за проверяемый период была получена выручка. Связь между полученными организацией доходами от выполнения заказов и командировочными расходами установлена самим налоговым органом в оспариваемом решении. При этом условия признания расходов, указанные в ст. 252 НК РФ, налогоплательщиком соблюдены.

В трудовых договорах командированных работников местом постоянной работы указан адрес компании. Налоговый орган не привел доказательств исполнения работниками в месте служебной командировки не служебного поручения, а своей трудовой функции.

В организации есть локальный акт об утверждении размера командировочных расходов, включая суточные, в случае направления в заграничную командировку, служебные поручения и иные первичные документы, оформляющие затраты на командировки. И никаких претензий к их оформлению у инспекции не было.

Судьи акцентировали внимание, что в Трудовом кодексе содержатся два различных по своей сущности понятия: «служебное поручение», выдаваемое работодателем при направлении в служебную командировку, и «трудовая функция», обязательное условие трудового договора. При этом служебное поручение лишь конкретизирует для работника часть его трудовой функции, подлежащей исполнению вне места постоянной работы.

А тот факт, что работники находились в командировке по полгода, а то и больше, значения не имеет. Срок нахождения в командировке сам по себе не может служить безусловным подтверждением исполнения работником своей трудовой функции в месте командировки. Так же как и не имеет правового значения при определении базы по налогу на прибыль. На этом основании претензии инспекции были признаны необоснованными.

Множество профессий требует проведение бизнес встреч и сопряжено с постоянными командировками и служебными поездками. Некоторые профессии и должности могут быть связаны с временным переездом в другую местность. Урегулированию вопросов, связанных с данными отношениями работника и работодателя посвящена глава 24 Трудового Кодекса РФ.

Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ).

Направление работника для выполнения производственного задания в организацию, которая находится в другой или той же местности, что и основное место работы, называется служебная командировка.

Основное место работы - это организация или структурное подразделение организации, в которой работник выполняет функцию, закрепленную за ним трудовым договором на постоянной основе.

Что не является служебной командировкой?

Курсы повышения квалификации и переподготовка работника не являются служебной командировкой. Также к служебной командировке не относится перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение, если оно находиться в той же местности, что и основное место работы. Работа должна соответствовать квалификации, специальности или должности работника, а условие перевода обусловлено трудовым договором.

Работа, связанная с постоянным нахождением в пути или имеющая разъездной характер, не предусматривает понятия служебная командировка, в таких профессиях, как машинист, проводник и другие существует понятие служебной поездки.

Порядок оформления служебной командировки и компенсация расходов согласно ТК РФ

Служебная командировка отличается от временного перевода на другую работу тем, что при переводе необходимо письменное, предварительное согласие работника. В случае служебной командировки такого согласия не требуется, направление производиться руководителем организации и оформляется распоряжением или приказом. Приказ или распоряжение о служебной командировке оформляется с указанием профессии командируемого, структурного подразделения, цели, месте и времени командировки.

Приказ (распоряжение) - это основание для выписки командировочного удостоверения, которое является документом, удостоверяющим время пребывания работника в командировке. В командировочном удостоверении отмечается время прибытия и выбытия в тот или иной пункт назначения, это необходимо для составления авансового отчета и подтверждения командировочных расходов.

Служебное задание, составленное руководителем подразделения, в котором работает командируемый, является основанием для направления работника в командировку. Именно служебное задание определяет срок командировки, ее цель и место, куда направляется работник. На основании такого задания кадровая служба предприятия издает приказ или распоряжение о направлении работника в командировку.

Прибывший из командировки работник, должен составить краткий отчет о выполненной работе. После чего с руководителем структурного подразделения согласовывается заключение о выполнении задания, которое утверждается руководителем организации. Авансовый отчет, отчет о выполнении служебного задания и командировочное удостоверение предоставляются работником в бухгалтерию. В случае если размер расходов на служебную командировку известен заранее, руководитель имеет право разрешить их оплату без предоставления подтверждающих документов. В таком случае по прибытию работника из командировки, им в бухгалтерию сдается только правильно оформленное командировочное удостоверение. При изменениях сроков командировки, производиться соответствующий перерасчет.

День выезда в служебную командировку - это день отправления самолета, автобуса, поезда или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, день приезда - день прибытия выбранного для передвижения транспортного средства на место постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно - день отъезда в командировку - текущие сутки, после 0 часов - следующие сутки. Нахождение станции, аэропорта или пристани за чертой населенного пункта, подразумевает что, в расчет принимается время, которое необходимо для проезда к месту командировки. День приезда работника из командировки в место постоянной работы рассчитывается аналогично (п. 7 Инструкция о служебных командировках).

Работа в праздничные и выходные дни в служебной командировке оплачивается с учетом компенсации за работу в выходные и праздничные дни в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

Направление работника в служебную командировку в выходной день дает ему возможность по прибытию взять один день для отдыха. Должен ли работник в день отбытия или прибытия из командировки явиться на работу согласовывается с работодателем.

Согласно ст. 167 ТК РФ работнику, направляемому в служебную командировку, гарантируется сохранение места работы и должности, возмещение всех расходов, связанных с командировкой и средний заработок. То есть во время командировки работнику оплачивается его оклад или тарифная ставка.

Расходы, связанные со служебной командировкой:

• проезд;
• наем жилого помещения;
• другие расходы, связанные с проживание вне места постоянного жительства;
• другие расходы (производятся только с ведома и разрешения работодателя).

Служебная поездка

Данный вид поездок присущ нескольким видам профессий, таким, например, как: работники железнодорожного, речного, авиа и автотранспорта, работники учреждений Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, работники цирковых организаций, и предприятий лесной промышленности и лесного хозяйства.

Расходы, возмещаемые работнику, и связанные со служебными поездками точно такие же, как и расходы на служебную командировку. Размер возмещения таких расходов устанавливается локальными нормативными актами, коллективным договором и трудовыми соглашениями (ст. 168 ТК РФ). За работу связанную со служебными поездками специальными Постановлениями Минтруда РФ установлены соответствующие надбавки.

Переезд на работу в другую местность

Предварительная договоренность работника с работодателем о переезде на работу в другое место дает первому возможность получить возмещение расходов на переезд и обустройство на новом месте жительства. Расходы на переезд могут быть заменены предприятием на предоставление работнику соответствующего средства передвижения. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.

Урегулирование трудовых вопросов между работником и работодателем это прерогатива адвоката по трудовым делам. Благодаря помощи адвоката по трудовым делам, работник, чья работа связана со служебными командировками, поездками или переездом в другую местность, может рассчитывать на компенсацию своих расходов и выплату соответствующих надбавок. Помощь адвоката по трудовым делам - это Ваш шанс выполнять свои трудовые обязанности за достойную оплату с возмещением расходов.

Если физическое лицо, которое работает по договору гражданско–правового характера, направляется в командировку, то, как бы это уже не является служебной командировкой, потому как служебные командировки возникают только если между предприятием и физическим лицом отношения регулируются трудовым кодексом (есть трудовой договор). Поэтому если работник по гражданско–правовому договору подряда (по поручению) направляется в командировку, то оплата этих расходов физическому лицу является не возмещением расходов сотрудников, а вознаграждением по договору (компенсацией издержек). Статья 166 ТК РФ устанавливает, что помимо командировок работники могут быть направлены в служебные поездки. Установлено, что сотрудникам, работа которых постоянно осуществляется в пути (носит разъездной характер), а также тем, кто трудится в полевых условиях и участвует в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы по проезду и расходы по найму жилого помещения, и дополнительные расходы, связанные с проживанием (ст. 168.1 ТК РФ). Этот порядок возмещения расходов может устанавливаться как в трудовом договоре работника, так и в любых других локальных нормативных актах. Эти расходы не могут быть учтены при налогообложении прибыли, поскольку служебная поездка командировкой не считается. Однако данные расходы можно учесть, применив нормы п. 25 ст. 255 НК РФ, там сказано, что можно уменьшать налогооблагаемую прибыль на расходы на оплату труда. То есть в трудовом договоре (в коллективном договоре) необходимо прописать, что это расходы, связаны с оплатой труда».
Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), служебными командировками не признаются. Это касается, например, курьеров и водителей. Только если у курьеров поездки совершаются в течение рабочего дня в пределах населенного пункта и влияют только на стоимость проезда, то в случае с водителями-альнобойщиками добавляется еще и стоимость проживания, питания и иных необходимых расходов, производимых в пути. В таких случаях водителям должна выплачиваться надбавка к месячному должностному окладу (тарифной ставке) за сутки работы в пути. Она является составной частью оплаты труда и облагается НДФЛ и ЕСН (письмо ФНС России № 04-1-02/59@ от 1 февраля 2006 г.). Организации, компенсируя производимые работниками расходы, увеличивают свои расходы на оплату труда с одновременным исчислением всех налогов, уплачиваемых с зарплаты.
С октября 2006 года изменен Трудовой кодекс РФ (Закон № 90-ФЗ от 30 июня 2006 г.). Одно из существенных изменений - это возможность возмещения расходов сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), а также работающих в полевых условиях (участвующих в работах экспедиционного характера) (ст.168.1 ТК РФ). Работодатель возмещает этой категории лиц те же виды расходов, что и командируемым: проезд, проживание, суточные и иные расходы, производимые с ведома и разрешения работодателя.
Порядок и размер возмещения определяется коллективным договором (локальным нормативным актом), эта норма распространяется на любые хозяйствующие субъекты. Порядок и размер возмещения расходов может устанавливаться соглашениями (трудовым договором). Такой нормы не установлено даже для командировок, и работодатель может возмещать сотруднику его расходы, связанные с целью поездки. Разумеется, они должны быть документально подтверждены. Возмещение будет относиться к другим расходам, связанным с производством и реализацией в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В соответствии со ст. 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку, ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04. 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ), предусматривает, что этот срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Установление ограничения длительности командировки связано с тем, что нахождение работника в командировке на срок, превышающий установленный, приводит к невозможности исполнять свои трудовые обязанности в месте работы, указанном в трудовом договоре, поскольку фактически свои трудовые обязанности работник исполняет в месте командирования (письмо Минфина РФ № 03-04-06-01/1 от 12. 01. 2007 г.).
Согласно п. 14 Инструкции суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
День выезда в командировку и день приезда из командировки определяется согласно п. 7 Инструкции, и согласно этому пункту днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса (другого транспортного средства) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Также определяется день приезда работника на место постоянной работы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом) (ст. 168 ТК РФ).
Организация в своих локальных документах может установить размер суточных, при нахождении сотрудника в командировке, в любой сумме, например, большей (меньшей), чем это предусмотрено Постановлением Правительства РФ № 93 от 08.02.2002 г. Как известно, установленный норматив распространяется только на исчисление налога на прибыль, например, суточные учитываются в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Поэтому в случае установления в локальных документах организации суточных в большей сумме, чем предусмотрено Постановлением № 93, в целях налогообложения прибыли учитываются только суточные в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), суточные свыше 100 рублей налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
Расходы на наем жилого помещения за время нахождения в служебной командировке признаются в составе расходов, связанных с производством (реализацией), без ограничений по сумме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли признаются расходы, соответствующие критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ, по которым расходы должны быть документально подтверждены.
Документальным подтверждением найма жилого помещения, например у риэлторской фирмы, (физического лица) является договор найма.
По договору найма жилого помещения одна сторона - собственник жилого помещения (наймодатель) - обязуется предоставить другой стороне (нанимателю) жилое помещение за плату во владение и пользование для проживания в нем. Юридическим лицам жилое помещение может быть предоставлено во владение (пользование) на основе договора аренды (иного договора). Юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан (ст. 671 ГК РФ). Договор найма жилого помещения заключается в письменной форме (ст. 674 ГК РФ).
Если наймодателем является риэлторская фирма, то она, в соответствии с нормами главы 21 НК РФ, является плательщиком НДС, поэтому она должна выписать счет-фактуру и предоставить его командированному работнику для предъявления в бухгалтерию организации-работодателя. Подтверждающими документами, при оплате риэлторской фирме, является кассовый чек (банковские платежные документы в случае безналичного перечисления).
Если договор найма жилого помещения заключен c физическим лицом, подтверждающими документами будут являться договор найма и расчетные документы, подтверждающие факт оплаты (банковские платежные документы, подтверждающие факт перечисления денег).
Плата за найм квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана организацией в составе расходов в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина № 03-03-04/1/58 от 25 января 2006 г.). Расходы возмещаются командированному сотруднику по фактическим затратам, которые должны быть документально подтверждены.
Если работник не предъявил документы об оплате жилья за время командировки (нет договора найма квартиры или отсутствуют документы, подтверждающие факт оплаты), то работодатель не возмещает эти расходы командированному сотруднику. Работодатель на основании внутреннего локального документа, в соответствии с нормами трудового законодательства, может возместить эти расходы работнику, но в целях налогообложения прибыли эти суммы учитывать не должен, так как они не соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Э.С. МИТЮКОВА, к.э.н., генеральный директор Консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса»